No mercado competitivo atual em que vivemos, o processo de negócio das empresas também se expressa na existência de uma boa politica de Gestão Documental; na necessidade premente das empresas gerirem os seus documentos e os seus processos administrativos, seja no tratamento documental, na desmaterialização da documentação outrora em suporte papel, no aproveitamento das potencialidades dos equipamentos existentes, na qualidade e garantia de que os objetos digitais respeitam os princípios inerentes aos documentos de arquivo, entre outras opções possíveis.

Na Inside Domain, sabemos que cada empresa tem as suas características e necessidades documentais e temos presente que é numa boa gestão documental que reside o grande desafio estratégico, pois os bons resultados têm de começar nos processos internos de cada empresa. Estamos disponíveis para agir documentalmente, de acordo com as idiossincrasias da sua empresa.

Exemplos práticos da implementação das nossas soluções:

Cenário Inicial: Produção Desordenada de Informação em Meio Físico

A produção desordenada de documentos e informações em papel, é com certeza um dos grandes problemas atuais envolvidos na administração de empresas. Neste cenário, antes da nossa intervenção e onde ainda não houve lugar à digitalização de documentos, são criados diversos tipos de problemas:

O primeiro é o de acumulação física, quanto mais papel e mais documentos são produzidos em meio físico, mais espaço é necessário para o armazenar e também mais árdua se torna a tarefa de encontrar algo específico no meio de um arquivo em papel.

Outra questão resolvida pela digitalização dos documentos é o desgaste, os documentos armazenados em papel têm um grande desgaste causado pela sujidade, armazenamento e pelo manuseio inadequado. Como consequência deste problema, os documentos têm de ser refeitos ou ser dados como perdidos sempre que não é possível reproduzi-los novamente.

A perda ou deterioração de documentos de papel, embora pareça algo trivial e simples, causa grandes prejuízos financeiros e de recursos humanos a qualquer instituição : imagine por exemplo, perder a cópia de um contrato, perder uma nota fiscal, etc. São documentos que provocam um ónus extra para serem recuperados.

Cenário Melhorado: Solução de digitalização implementada

O objectivo primeiro da implementação da gestão documental é reduzir custos e aumentar a eficiência, menos gastos em consumíveis, menos recursos humanos, mais segurança, mais rapidez e qualidade na obtenção da informação.

É interessante que durante a digitalização de documentos, muitas vezes imperfeições e defeitos podem ser corrigidos, tanto no texto, quanto nas imagens que podem ser tratadas e ter a qualidade aumentada.

Uma vez digitalizadas, as imagens e textos podem ser armazenadas nos mais diversos tipos de formatos: HDD externos, NAS, CDs, DVDs, Blu Rays, etc

Digitalização de Documentos:

Dependendo do caso da instituição quer seja ela estatal ou privada e do tipo predominante de documentos, a digitalização de documentos pode ser feita de diversas maneiras.

Preparação do Acervo (Arquivo):

Na fase de preparação, todo o acervo físico é selecionado e separado pela sua relevância, nesta fase é feita a triagem dos documentos importantes, residuais, rascunhos ou documentos de importÂncia não relevante (é aqui que se eliminará toda a documentação sem valor).

Digitalização dos Documentos:

Nesta fase é efetuada a digitalização de documentos previamente seleccionados. Os documentos capturados pelos scanners resultam em arquivos que podem ser gerados em JPG, DOC, PNG, TIFF, GIF, XML,PDF CSV, etc

Criação de metadados e indexação quando os mesmos não são criados durante a captura das imagens.

Controle de Qualidade:

Uma vez produzidos os arquivos, eles não são diretamente gravados nas médias ou no servidor, antes desta etapa é necessário realizar o controlo de qualidade. Muitas vezes, falhas humanas ou falhas de hardware durante o processo de digitalização podem gerar arquivos defeituosos. Sempre que detectada uma falha, o arquivo pode ser refeito.

Ponha-nos à prova!

- Serviço chave na mão;
- Inventário, etiquetagem, reconciliação físico-contabilística, avaliação;
- Impacto reduzido na organização;
- Valorização automática dos ativos;
- Controlo absoluto sobre o imobilizado;
- Integração com todos os softwares.
Email: info@inid.pt
Telefone: +351 210153639
Telemovel: +351 912998856
Morada:
Edifício Jomavipe Business Center
Rua Cesaltina Fialho Gouveia, 703
2645-038 Cascais